HOUSEBOAT VILLAN MARKKINOINTI- JA ASIAKASREKISTERI
Tämä tietosuojaseloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksiin perustuva. Viimeisin muutos on tehty 29.3.2021.
REKISTERINPITÄJÄ
Nimi: Houseboat Villa
Y-tunnus: 3135923-5
Osoite: Lemminkäisenkatu 1, 57200 Savonlinna
YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Jenna Olin
jenna.olin@houseboatvilla.fi
REKISTERIN NIMI JA REKISTERÖIDYT
Houseboat Villan markkinointi- ja asiakasrekisteri.
Tässä rekisterissä käsitellään Houseboat Villan asiakasyritysten ja potentiaalisten uusien asiakkaiden sekä heidän edustajien tietoja, sekä palvelun käyttäjien henkilötietoja.
MIKÄ ON HENKILÖTIETO?
Henkilötietoja ovat kaikenlaiset tiedot, jotka voidaan liittää suoraan tai välillisesti elävään luonnolliseen henkilöön.
Esimerkkejä henkilötiedoista ovat: Yrityksen nimi, nimi, titteli ja postitiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, IP-osoite, sekä
Asiakkaan antamat markkinointiluvat/kiellot sähköiseen suoramarkkinointiin
Asiakkaan antamat profilointitiedot sekä asiakassuhdetta ja palvelujen käyttöä koskevat tiedot, kuten esimerkiksi palautteet, sekä palveluiden hankintaan tai yrityksen strategiaan liittyvät tiedot.
Henkilöön tai yritykseen liittyvä muu tunnistetieto sekä yhteystiedot voidaan siirtää markkinointirekisteriin käytettäväksi suoramarkkinointiin myös asiakkuuden päättymisen jälkeen.
Rekisteri koostuu henkilötiedoista.
OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisterin henkilötietosisältö on nimi, titteli, sähköpostiosoite, matkapuhelinnumero, ikä, sukupuoli, äidinkieli, rekisteröityyn liitettävä tunnistetieto, postiosoite, matkapuhelinnumero, IP-osoite.
Rekisterin tietolähde voi olla henkilö itse tai organisaatio, jota hän edustaa Houseboat Villan ja organisaation välisessä sopimuksessa tai osana tällaista mahdollista sopimusta käytävän vuoropuhelun yhteydessä. Henkilö voi itse ollut ottanut Houseboat Villan yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse tai tavannut Houseboat Villan edustajan ja antanut tällä yhteystietonsa (esimerkiksi käyntikortin). Tieto voi olla saatu myös ulkoisista lähteistä, kuten Houseboat Villan omien hakujen perusteella “yhteyshenkilö tai toiminto yrityksessä X” tai pohjautua henkilön omaan toimintaan ja käyttäytymiseen verkkoympäristöissä evästeiden hyväksymisen jälkeen, esimerkiksi verkkosivuvierailut, verkkosisältöjen lataaminen, palveluun rekisteröityminen, sosiaalisen median palvelut, asiakaspalveluun yhteyden ottaminen joko sähköpostitse, puhelimitse tai yhteydenottolomakkeen kautta.
Rekisterin tarkoitus on sopimuksen mukainen kommunikointi tai vuoropuhelu ennen tällaisen mahdollista sopimusta liikesuhteen luomiseksi tai ylläpitämiseksi sekä yhteydenottoon, jotta voimme luoda liikesuhteen sinun tai edustamasi organisaation kanssa. Yhteystietoja käytetään siis yhteyden pitämiseen ja tiedottamiseen. Esimerkiksi, lehdistötiedotteiden, uutiskirjeiden, ja kutsujen lähettämiseen (uutiskirjeistä voi kieltäytyä peruuttamalla linkistä postituslistalle kuulumisen). Nimiä ja titteleitä käytetään myös tapahtumien ilmoittautumis- ja -läsnäololuetteloiden luomiseen jne., joihin mukaan ilmoittautumisesta ja osallistumisesta rekisteröity itse päättää. Tarkoitus voi myös olla verkkosivujen, sovelluksen ja palveluiden kehittäminen, mittaaminen, tilastointi ja mainonnan kohdentaminen, uusasiakashankinta ja asiakasviestintä, kuten uutiskirjeet, suoramarkkinointikampanjat ja tapahtumien toteuttaminen ja analysointi. Rekisteriä voidaan myös käyttää erilaisiin kyselyihin ja niiden tilastointiin ja analysointiin, joihin vastaamisesta rekisteröity itse päättää.
Oikeusperusta on sopimus (yhteistyö- / kumppanisopimus) tai Houseboat Villan
oikeutettu etu (markkinointi, sillä Houseboat Villalla on vahva kiinnostus pitää rekisteröity ajan tasalla Houseboat Villan palveluista, luoda tai ylläpitää hyvää liikesuhdetta ja kutsua rekisteröity tapahtumiin).
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Kaikilla Houseboat Villan työntekijöillä on perustiedot tietosuojasta ja Houseboat Villa pyrkii toiminnallaan varmistamaan, että henkilötietoja käsitellään oikein. Tietokannat, joissa henkilötietoja säilytetään, ovat suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Pääsy tietokantoihin on vain henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.
KAUANKO HENKILÖTIETOJA SÄILYTETÄÄN?
Houseboat Villalla on selkeät käytännöt henkilötietojen poistoon. Tämä tarkoittaa, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin siihen on peruste eli käsittelyn tarkoitus sitä vaatii.
Sopimus:
Henkilötietoja, joiden oikeusperuste on sopimus, käsitellään Houseboat Villassa niin kauan kuin Sopimussuhde on voimassa ja sen jälkeen enintään kahden (2) vuoden ajan sopimussuhteen päättymisestä. Houseboat Villa poistaa (tai anonymisoi) henkilötiedot kuitenkin jo aikaisemmin, jos rekisteröity ilmoittaa, ettei halua Houseboat Villan käsittelevän hänen henkilötietoja.
Kun sopimus päättyy tai kun Houseboat Villa muuten päättää, että henkilötietoja ei enää säilytetä yllä mainittuihin tarkoituksiin, ne poistetaan (tai anonymisoidaan) lukuun ottamatta sellaisia tietoja, jotka lain (esimerkiksi kirjanpitolain) tai muiden velvoitteiden mukaan vaaditaan säilyttämään pidempään. Tämä tarkoittaa, että vaikka rekisteröidyn henkilötiedot olisi jo muuten poistettu yllä kuvatusti, voi hänen nimi ja yhteystiedot yhä löytyä arkistoiduista sopimuksista ja niihin liittyvissä asiakirjoissa.
Oikeutettu etu:
Yllä mainittuja henkilötietoja, joiden oikeusperuste on oikeutettu etu, säilytetään Houseboat Villassa vain niin kauan kuin siihen on peruste. Houseboat Villa poistaa (tai anonymisoi) henkilötiedot kuitenkin aikaisemmin, jos henkilö ilmoittaa, ettei halua Houseboat Villan käsittelevän hänen henkilötietoja. Tapahtumien ja kampanjoiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin henkilötietojen käsittely on perusteltua ja tarpeellista.
KENELLÄ ON PÄÄSY HENKILÖTIETOIHIN?
Suhtaudumme henkilötietojen käsittelyyn äärimmäisellä tarkkuudella ja huolellisuudella. Arvostamme jokaisen oikeutta henkilötietojen suojaan. Houseboat Villa ei koskaan myy henkilötietoja kolmansille osapuolille tai muuten saata henkilötietoja alttiiksi tietosuojaloukkauksille. Houseboat Villa ei myöskään luovuta tai muuten käytä henkilötietoja muihin kuin yllä mainittuihin tarkoituksiin.
Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävien kannalta käsittely on välttämätöntä
Houseboat Villa toteuttaa kaikki tarvittavat oikeudelliset, tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja riittävällä suojaustasolla. Tämä koskee sekä sisäisesti Houseboat Villa, että kolmansia osapuolia, joiden kanssa Houseboat Villa tekee yhteistyötä ja mahdollisesti jakaa henkilötietoja tarjotakseen palvelun. Vain henkilöillä, joiden tarvitsee käsitellä henkilötietoja yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi, on pääsy henkilötietoihin. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä sitoo asianmukainen salassapitovelvoite.
Houseboat Villan alihankkijat ja yritykset samassa konsernissa kuin Houseboat Villan
Houseboat Villa voi käyttää alihankkijoita ja muita samaan konserniin kuuluvia yrityksiä Palvelun toteutuksessa. Alihankkijat tuottavat Houseboat Villalle muun muassa tietoteknisiä palveluja. Alihankkijat ja samaan konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja Houseboat Villan lukuun. Tällaisessa tilanteessa Houseboat Villa on velvollinen varmistamaan, että tällaisen osapuolen suorittama henkilötietojen käsittely tapahtuu tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja vain siinä tarkoituksessa, josta Houseboat Villa rekisteröidylle ilmoittaa yllä olevassa taulukossa. Edellytyksenä henkilötietojen luovutukselle ja siirtämiselle on, että niitä saavat ja käsittelevät organisaatiot ovat sopineet Houseboat Villan kanssa sopimuksen henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.
Viranomaiset
Houseboat Villa voi lakisääteisissä tapauksissa luovuttaa henkilötietoja viranomaisille, kuten poliisille.
MISSÄ HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY TAPAHTUU?
Houseboat Villa käsittelee henkilötietoja pääosin vain Suomessa. Saattaa kuitenkin olla tiettyjä tilanteita, joissa osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja ei kuitenkaan siirretä EU / ETA-maiden ulkopuolelle, ellei se ole teknisesti tarpeellista. Jos Houseboat Villan tarvitsee käyttää alihankkijaa EU/ETA -alueen ulkopuolella, Houseboat Villa varmistaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden esimerkiksi EU-komission mallisopimuslausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.
AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Houseboat Villa ei tee henkilötietojesi perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia.
MITKÄ OVAT REKISTERÖIDYN OIKEUDET?
Halutessasi voit olla yhteydessä Houseboat Villaan, jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai jos haluat käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi. Tällaisessa tilanteessa ole yhteydessä Houseboat Villan osoitteeseen jenna.olin@houseboatvilla.fi.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi:
Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi keräämisestä sekä käsittelystä. Henkilötietojen käsittelyn on oltava läpinäkyvää.
Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihin eli pyytäessäsi saat tietää, mikäli Houseboat Villa käsittelee sinusta henkilötietoja. Olet myös oikeutettu jäljennökseen näistä henkilötiedoista, joita Houseboat Villalla sinusta on. Ilmoita pyynnössäsi selkeästi, mitä tietoja haluat saada. Tiedot ovat ilmaisia ja lähetetään sinulle kirjeenä tai sähköisesti ilman tarpeetonta viivytystä (yhden (1) kuukauden kuluessa). Jos pyyntöjä on useita tai ne ovat monimutkaisia, voidaan määräaikaa pidentää kahdella kuukaudella. Määräajan pidennys on perusteltava sinulle. Jos sinulle ei pystytä toimittamaan pyytämiä tietoja, Houseboat Villalla on velvollisuus perustella se sinulle.
Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista. On tärkeää, että Houseboat Villalla käsittelemät tiedot sinusta ovat oikein. Jos muutat puhelinnumeroa, sähköpostiosoitetta ja muita yhteystietoja tai havaitset, että meillä on sinusta epätarkkaa, virheellistä tai puutteellista tietoa, sinulla on oikeus pyytää korjaamaan se.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojen poistamista ja “tulla unohdetuksi” ilman aiheetonta viivästystä. Esimerkiksi, jos tiedot eivät enää ole tarpeen tarkoitukseen, johon ne on kerätty, olet oikeutettu tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole, jos Houseboat Villaa velvoittavat lakiin perustuvat velvoitteet estävät Houseboat Villaa poistamasta osia henkilötiedoista. Jos pyydät tietojen poistamista, Houseboat Villa poistaa kaikki tiedot sinusta, jotka on mahdollista poistaa. Houseboat Villa kuitenkin poistaa henkilötietosi ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun tietojen säilyttämiseen ei enää ole laillisia tai muita velvollisuuksia.
Sinulla on oikeus pyytää, että Houseboat Villa rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä tietyissä tilanteissa. Henkilötietoja voidaan rajoittaa esimerkiksi, jos olet pyytänyt korjaamaan henkilötietojasi ja meillä kestää toteuttaa pyyntösi. Tällaisessa tapauksessa rajoitamme käsittelyä, siksi ajaksi kun olemme toteuttaneet pyyntösi.
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, sekä halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Sinulla on mahdollisuus saada tietosi siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjä vain, jos se on teknisesti mahdollista.
Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä eli pyytää, ettei henkilötietojasi käsitellä ollenkaan. Tällaiseen vastustamisoikeuteen olet oikeutettu, kun tietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutetun edun toteutuminen (katso yltä, milloin käsittelymme oikeusperuste on oikeutettu etu). Määrittele meille pyynnössäsi, mitä käsittelyjä vastustat.
Houseboat Villa vastaa pyyntöön yhden (1) kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta, ellei sillä ole erityisiä syitä pidentää vastausaikaa. Tarvittaessa Houseboat Villa voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyyden ja tarkentamaan pyyntöä. Pyyntöön liittyvät toimenpiteet toteutetaan viipymättä vastauksen jälkeen, ellei toisin mainita. Houseboat Villa voi kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
MIHIN VOI TEHDÄ VALITUKSEN?
Jos uskot, että Houseboat Villa käsittelee henkilötietojasi vastoin sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä, haluamme, että kerrot siitä meille. Houseboat Villaan voit olla yhteydessä osoitteeseen jenna.olin@houseboatvilla.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon. Lisätietoja löydät Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta www.tietosuoja.fi.
TÄMÄN TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITYS
Houseboat Villa pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa, sillä se kehittää palvelua jatkuvasti. Myös lainsäädännön muuttuessa päivitys saattaa tulla ajankohtaiseksi. Muutokset astuvat voimaan, kun päivitetty seloste on julkaistu. Tämän vuoksi sinua pyydetään tutustumaan tähän tietosuojaselosteeseen säännöllisin väliajoin. Uusin versio tietosuojaselosteesta löytyy aina Houseboat Villan verkkosivuilta.